CODIGO DE CONDUCTA


1. Introducción

Antecedentes

El Código de Conducta de la Unión ha sido integrado con un enfoque de servicio y para elevar la calidad y competitividad de la Unión y sus empresas filiales (en lo sucesivo empresas del Grupo UCACSA o empresas del grupo) y para esto es necesario complementar las normas y políticas existentes con un esquema autorregulatorio que norme, supervise y sancione la actuación del Consejo de Administración, Órganos Colegiados, empleados y socios.

Objetivo

El Código de Conducta tiene como objetivo ser la base de actuación del Consejo de Administración, Órganos Colegiados, empleados y socios de las empresas del Grupo UCACSA para fomentar un ambiente sano a través de altos estándares de conducta ética y profesional a fin de preservar la integridad del patrimonio y los intereses de los accionistas, la confianza de sus socios, de sus clientes y la seguridad de la operación para las autoridades que regulan cada una de las empresas del grupo así como las fuentes de fondeo. El Código de Conducta deberá ser aplicado en todas las actividades que se realizan.

Este Código establece los principios fundamentales a los que debe sujetarse la actuación de todas las personas que realizan funciones y tienen responsabilidades relacionadas con la actividad de las diferentes empresas del Grupo Ucacsa.

Alcance

Las disposiciones contenidas en este Código de Conducta son de observación obligatoria para Consejo de Administración, Órganos Colegiados, empleados y socios de todas las empresas de Grupo Ucacsa.


2. Principios de Conducta

Primer Principio: Actuación de acuerdo a normatividad

La actuación del personal se apegará a las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables a las actividades en específico de cada una de las empresas del Grupo Ucacsa, a los manuales y políticas de cada empresa, así como a la normatividad de las Entidades Fondeadoras, por lo anterior el Consejo de Administración, Órganos Colegiados, empleados y socios tienen la obligación de tener amplio conocimiento de las mismas.

Para contribuir al cumplimiento de este principio existen procedimientos y medios de control adecuados para asegurarse que se cumpla la normatividad aplicable a las distintas actividades en las que intervienen.Para dar cumplimiento a este principio, todas las personas deberán:

  • Abstenerse de aceptar o tramitar operaciones que no cumplan con la normatividad o con las sanas prácticas que rigen en el mercado y en caso de detectarlas, informar de inmediato al titular del área correspondiente.
  • Supervisar que sus subordinados realicen sus actividades conforme a la agenda de labores de su puesto, las normas, políticas y procedimientos de cada empresa.
  • Promover con el ejemplo de rectitud en cada actuación.
  • No encubrir o ser cómplice con las conductas incorrectas de otros.
  • Informar y, de ser posible, aportar las evidencias de las violaciones de las que tengan conocimiento a su jefe directo o al Comité Directivo de la empresa.

Segundo Principio: Actuación con Base en una Conducta Profesional Íntegra que Permita el Desarrollo Transparente y Ordenado de las Actividades de cada Empresa del Grupo Ucacsa

Es responsabilidad del Consejo de Administración, Órganos Colegiados, empleados y socios actuar con integridad personal, las conductas afectan la reputación personal así como la del Grupo Ucacsa.

Para el desarrollo transparente y ordenado de las diferentes actividades de cada empresa los miembros del Consejo de Administración, Órganos Colegiados, empleados y socios no participarán en actividades que:

  • Comprometan el otorgamiento de operaciones en tanto no cuenten con el respaldo de una autorización.
  • Demoren la respuesta al socio o cliente respecto a cualquier servicio solicitado.
  • Comprometan otorgar un servicio o condiciones que no están previstas en la normatividad.
  • Demoren en otorgar un servicio.
  • Estimulen las actividades ilícitas.

Los jefes de área, Control Interno y Auditoría Interna vigilarán que las operaciones se lleven a cabo de acuerdo a la normatividad establecida a través de sus funciones establecidas en los manuales correspondientes.

Tercer Principio: Mantener la confianza e interés del socio

Los socios y clientes son la razón de ser de las actividades de las empresas del Grupo Ucacsa por lo que es importante que el Consejo de Administración, Órganos Colegiados y empleados generen confianza entre sus socios y clientes a través de una actuación transparente, imparcial y de buena fe, sin anteponer intereses propios.

De acuerdo a este principio el Consejo de Administración, Órganos Colegiados y empleados deberán:

  • Identificar los objetivos de los proyectos de inversión de los socios y clientes de tal manera que los productos y servicios que les recomienden sean los más apropiados.
  • Proporcionar una asesoría profesional y desinteresada.
  • Asegurarse de que los socios y clientes conozcan las condiciones de los servicios y productos que están recomendando así como las obligaciones que asumen.
  • Hacer del conocimiento de los socios y clientes las políticas de tasas, comisiones y costos adicionales que tienen los productos y servicios que se ofrecen.
  • No obligar a socios y clientes a realizar negocios con el fin de conseguir beneficio propio o del Grupo Ucacsa.
  • Tramitar todo servicio y ofrecer todo producto conforme a principios de igualdad de trato y condiciones.
  • Realizar y asignar las operaciones con transparencia y de acuerdo con la normatividad vigente.

Cuarto Principio: Evitar los conflictos entre el interés personal y el de los socios o clientes.

El Consejo de Administración, Órganos Colegiados y empleados deberán evitar conflictos de interés con los socios o clientes, entre ellos mismos o con las empresas del Grupo Ucacsa en la realización de sus actividades.

El Grupo UCACSA establecerá mecanismos y de ser necesario, barreras físicas o de procedimientos, que eviten que entre sus diversas áreas se originen conflictos de interés, así como establecer y difundir reglas de actuación en el caso de conflicto de intereses.

De acuerdo a este principio el Consejo de Administración, Órganos Colegiados y empleados:

  • No podrán ofrecer, dar, solicitar o aceptar incentivos ni sobornos.
  • Se abstendrán de participar en actividades que sean incompatibles con sus funciones.
  • Deberá comunicar de inmediato a su superior jerárquico cualquier situación que pudiera derivar en un conflicto de interés.
  • Ningún empleado podrá simultáneamente trabajar para alguien quien haga negocios o compita con las empresas del grupo.

Quinto Principio: Proporcionar información veraz, clara, completa y oportuna.

La eficiencia de las empresas del Grupo UCACSA dependen en gran medida de la calidad de la información que proporciona, así como de la oportunidad con que se divulga.

De conformidad con este principio se deberá:

  • Abstenerse de difundir información confidencial.
  • Difundir oportunamente y de manera amplia la información periódica y sobre eventos relevantes que pueda influir en los productos y servicios que proporciona a sus socios y clientes así como en las condiciones de operación.
  • Abstenerse de difundir rumores o información no comprobada.
  • Abstenerse a dar recomendaciones que representen una opinión personal y hacerlo solamente con base en información de las empresas del grupo.

Sexto Principio: Salvaguardar la confidencialidad de la información de los socios, clientes y las empresas del Grupo UCACSA

Este principio tiene como propósito fundamental salvaguardar la confidencialidad de la información de los socios, de los clientes y de todas las empresas del Grupo UCACSA, que el Consejo de Administración, Órganos Colegiados y empleados tienen en su poder, como consecuencia de las actividades que cada uno realice.

Únicamente la Autoridad correspondiente podrá obtener información mediante la orden de la misma Autoridad o un Juez.

De conformidad con este principio todos deberán:

  • Guardar en forma confidencial la información de los socios, de los clientes y de las operaciones que se realicen con los mismos.
  • Guardar toda la información confidencial de las empresas del grupo.
  • Únicamente proporcionar información de socios, clientes o las empresas del grupo a solicitud de una Autoridad o con un requerimiento de un Juez.
  • No utilizar la información que tengan acerca de operaciones que manejen para obtener un beneficio personal, para las empresas del grupo o para cualquier tercero.
  • No comentar entre compañeros o terceros ajenos de las empresas de grupo la información de los recibos de nómina personales.

Séptimo Principio: No usar ni divulgar información privilegiada

Este principio tiene como propósito fundamental evitar el uso y la dispersión indebida de información privilegiada y confidencial.

Se establecerán mecanismos y, de ser necesario, barreras físicas o de procedimiento, que aseguren que la información privilegiada que esté a disposición de algunas de sus áreas de trabajo no se encuentre, directa o indirectamente, al alcance de aquellas otras que, de tener dicha información, pudieran infringir la normatividad en materia de información privilegiada y confidencial.

De acuerdo con este principio el Consejo de Administración, Órganos Colegiados y empleados deberán:

  • Guardar en forma confidencial la información de sus socios, de los clientes y de las operaciones que celebren.
  • Proporcionar la información de sus socios y clientes, únicamente cuando exista requerimiento expreso de un Juez o la Autoridad competente.
  • No utilizar la información que tengan acerca de las operaciones que manejen para obtener un beneficio propio, para las empresas del grupo o para cualquier tercero.
  • No proporcionar a terceros los sistemas, manuales o políticas.

Octavo Principio: Competencia leal

El Consejo de Administración, Órganos Colegiados y empleados de las empresas del grupo deben procurar que la competencia de productos y servicios se desarrolle en forma honrada y de buena fe.

La competencia sana se basará en factores objetivamente existentes, las empresas del grupo impedirán la difusión al público de datos incorrectos o exagerados acerca de las condiciones de todos los productos.

Todos se abstendrán de:

  • Atraer a socios o a clientes potenciales o conservar los actuales otorgando beneficios no permitidos por la normatividad de las empresas del grupo.
  • Ofrecer servicios y productos a precios diferentes a los autorizados con el objeto de obtener un negocio.
  • Desacreditar los productos y servicios de la competencia.

Noveno Principio: Relación con Autoridades

Es un compromiso de todas las empresas del grupo UCACSA cumplir de manera puntual y honesta con los ordenamientos legales aplicables a cada empresa.

Todos los tratos, trámites y relaciones que en representación de las empresas del grupo se tengan con dependencias o funcionarios gubernamentales, deberán llevarse a cabo en concordancia con las leyes aplicables.

El Consejo de Administración, Órganos Colegiados, socios y empleados deberán:

  • Apegarse escrupulosamente en el desarrollo de sus actividades, a las leyes y reglamentos aplicables.
  • Colaborar en todo momento con las autoridades competentes para el pleno ejercicio de sus facultades y actuar conforme a derecho en defensa de los legítimos intereses de la institución.
  • Brindar un trato amable y respetuoso, reconociendo su calidad de autoridad, procurando una atmósfera de apertura y confianza que facilite la discusión de los asuntos y el establecimiento de acuerdos.
  • Atender plenamente los requerimientos y observaciones de las autoridades, colaborando con eficacia y cortesía en el cumplimiento de su misión, dentro del marco legal establecido.


3. Sanciones

Las violaciones al Código de Conducta serán objeto de sanciones que van desde la pérdida del empleo hasta denuncia penal. La severidad de las sanciones estarán en función de la gravedad de las faltas cometidas. Se consideran violaciones al Código de Conducta, entre otras, las siguientes acciones:

  • Incumplir disposiciones legales que generen sanciones por parte de las autoridades, daño patrimonial o contingencias futuras para las empresas del Grupo.
  • Desatender en forma negligente las políticas, normas y prácticas para la buena administración de las empresas del grupo con perjuicio de las mismas.
  • Cometer hostigamiento o acoso sexual entre el personal de la institución.
  • Evidenciar intoxicación por droga o alcohol y/o tener conductas inmorales en las instalaciones de las empresas del grupo dentro y fuera del horario de trabajo establecido.
  • Consumir, distribuir, transportar, vender y poseer cualquier tipo de droga.
  • Discriminar, intimidar y hostigar a otra persona por causa de género, estado civil, edad, religión, raza, opinión política, clase social o económica, embarazo, idioma, dialecto, origen étnico, nacionalidad, preferencias sexual o discapacidad.
  • Incumplir normas de seguridad que pongan en riesgo la vida del personal o los bienes de las empresas del grupo.
  • Denunciar sin fundamentos y de mala fe a una persona inocente.
  • Comprometer legalmente a las empresas del grupo sin tener autorización para tales fines.
  • Omitir o no informar con oportunidad sobre violaciones al Código de Conducta.
  • Realizar operaciones en beneficio personal, familiar o de terceros en perjuicio de las empresas del grupo.
  • Influir, ejercer coerción, manipular o engañar al Contralor, Auditor Interno o Auditor Externo que desempeñe una investigación o revisión dentro de cualquiera de las empresas del grupo.
  • Distorsionar los registros contables.
  • Reportar operaciones ficticias tales como ventas, compras, préstamos, créditos y gastos, entre otros.
  • Cobrar cheque falsificando endosos.
  • Falsificar o alterar comprobantes o documentos.
  • Dar créditos no autorizados en nombre de cualquier empresa del grupo por cuenta propia y/o en beneficio personal.
  • Reportar créditos distintos a los realmente otorgados.
  • Exceder los límites de crédito autorizados.
  • Comprometer a las empresas del grupo mediante avales, así como suscribir y endosar títulos sin autorización.
  • Distraer recursos de la institución para beneficio personal.
  • Disponer información privilegiada para uso personal, familiar o de terceros.
  • Divulgar secretos relativos a procesos, métodos, estrategias, planes, proyectos, información confidencial de las empresas del grupo.
  • Abuso de autoridad utilizando la imagen de las empresas del grupo.
  • Incurrir en ausencias laborales por falsa enfermedad.
  • Llevar a cabo compras innecesarias de bienes y servicios en perjuicio de las empresas de grupo.
  • Destruir cualquier propiedad de las empresas del grupo, ya sea, muebles, inmuebles, equipo de cómputo, vehículos, herramientas, celulares, correos electrónicos, etc. Todos están sujetos a restricciones que deberán ser respetadas por todos los empleados en todo momento.
  • El personal que tiene asignado un vehículo cumplirá con la Política de Equipo de Transporte y no se lo podrá prestar a una persona ajena a las empresas del grupo.
  • El personal que tiene asignado una computadora Laptop la usará exclusivamente para el trabajo y no se la podrá prestar a una persona ajena a las empresas del grupo.


4. Denuncias

Las violaciones al Código de Conducta deberán ser informados a una persona de superior jerarquía o se podrá hacer una denuncia anónima a través del SiCred. Debido a la variedad de violaciones que se podrían presentar enseguida se proponen algunas formas de denuncias mismas que podrán ser ajustadas de acuerdo a la situación:

  • Informar al jefe directo sobre una situación.
  • Si el jefe directo está involucrado en la violación del Código de Conducta informar a un superior del jefe directo.
  • Utilizar la herramienta del SiCred si es necesario realizar una denuncia anónima.


5. Seguimiento a Denuncias

El seguimiento a las violaciones y denuncias obtenidas en relación al Código de Conducta será en primer instancia responsabilidad de quién la recibió de acuerdo al numeral anterior.

Las denuncias anónimas serán tratadas por el Departamento de Recursos Humanos.

Los casos de los párrafos anteriores que necesiten atención especializada serán analizados y canalizados de acuerdo a la situación específica.